سیستم های حسابداری و کنترل های داخلی

سیستم: مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته که جهت دستیابی به هدف خاص در تلاش و حرکت اند.
Feed Back) بازخورد _ (Out Put) خروجی یا ستانده _ (Process) پردازش _ (In Put) اجزای سیستم: داده ها

سیستم حسابداری: عبارت است از مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته در داخل یک مؤسسه که آثار مالی رویدادهای آن مؤسسه را به صورت ها و گزار شهای مالی تبدیل می کند. به طور کلی تر کیب اجزای سیستم و سیستم حسابداری به شرح زیر است:

در یک سیستم حسابداری، ثبت رویدادهای مالی بر اساس اسناد و مدارک اولیه شامل شامل فاکتورهای خرید و فروش، رسید دریافت ها و پرداخت های نقدی و ... به عنوان داده های سیستم انجام می شود. پس از ورود داده ها به سیستم حسابداری پردازش آن ها به
ترتیب زیر صورت می گیرد.
-1 اسناد و مدارک اولیه
پس از تجزیه و تحلیل چگونگی تاثیر آن ها بر روی دارایی ها، بدهی ها، حقوق صاحبان سرمایه، درآمدها و هزینه ها ، در بدهکار یا بستانکار اقلام مربوطه در دفتر روزنامه مؤسسه ثبت می شود.
-2 ثبت ها
ثبت های انجام شده در دفتر روزنامه به حساب های مربوطه به دفتر کل منتقل و طبقه بندی می شود. برای داشتن اطلاعات جزئی تر و تفضیلی از حساب های دفتر کل از دفاتری به نام دفتر معین یا دفتر تفضیلی استفاده می شود.

مثال:

نتیجه پردازش داده ها در یک سیستم حسابداری صورت ها و گزارشات مالی می باشد(ستانده ها) که به دو قسمت تفکیک می شود.
1. ترازآزمایشی:
از آن برای تأیید صحت ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و انتقال آن ها به دفتر کل در پایان هر ماه استفاده می شود. ترازنامه آزمایشی به عنوان ستانده سیستم حسابداری بوده و برای تهیه صورت های مالی مورد استفاده قرار می گیرد.
2. صورت های(گزارشات) مالی حسابداری:
شامل ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت حساب سرمایه و صورت جریان وجوه نقد که به عنوان ستانده نهایی سیستم حسابداری بوده محسوب می شود.
انواع سیستم های حسابداری
تعیین نوع سیستم حسابداری(که به صورت دستی و یا کامپیوتری می باشد) به عوامل زیر بستگی دارد.
-1 حجم عملیات یا رویداد مالی مؤسسه.
-2 نوع اطلاعات مالی مورد نیاز.
-3 مدت زمانی که صرف پردازش اطلاعات می شود.
-4 هزینه ای که بایستی صرف پردازش اطلاعات گردد.
با عنایت به عوامل ذکر شده فوق، مؤسسه یا شرکت ممکن است از یک نوع سیستم حسابداری به شرح زیر استفاده نماید:
الف) حسابداری دستی
ب) حسابداری کامپیوتری(مکانیزه)

حسابداری دستی
در این نوع سیستم رویدادهای مالی به کمک قلم و کاغذ و توسط نیروی انسانی پردازش می شود. سیستم حسابداری دستی در مؤسسات کوچک و حتی متوسط به کار می رود و م یتواند نیازهای حسابداری اینگونه مؤسسات را برطرف نماید اما در مؤسسات بزرگ پردازش رویدادهای مالی از حسابداری کامپیوتری استفاده می شود.
حسابداری کامپیوتری
در این نوع سیستم پردازش رویدادهای مالی به کمک کامپیوترهایی، و بر اساس برنامه هایی از پیش نوشته شده به زبان کامپیوتر(نرم افزار) و مبتنی بر اصول متداول حسابداری با سرعت و دقت بالایی صورت می گیرد. استفاده از سیستم حسابداری کامپیوتری
علاوه بر تهیه سریع و به موقع اطلاعات نالی مورد نیاز، این مزیت را دارد که می تواند کار حسابداری یک مؤسسه را با دقت و صحت زیاد و پرسنل بسیار کمتری در مقایسه با سیستم های حسابداری دستی انجام دهد که در نتیجه علاوه بر صرفه جویی در وقت و کاهش مسائل و مشکلات پرسنلی و اداری موجب کاهش هزینه های یک مؤسسه نیز خواهد شد.
اجزای سیستم حسابداری
برای پردازش اطلاعات مالی و انجام سایر کارهای حسابداری عواملی مورد نیاز است که اصطلاحا اجزای سیستم حسابداری نامیده می شود. این اجزا یا عوامل در کلیه سیستم های حسابداری اعم از دستی یا کامپیوتری به کار گرفته می شود، اما شکل و اندازه آنها بر حسب مقتضیات هر سیستم و مؤسسه متفاوت است. به طور کلی عوامل و اجزای تشکیل دهنده سیستم حسابداری به شرح زیر است.
1. سازمان:
مهمترین عامل در هر سیستم حسابداری وجود کارکنان لایق و سازماندهی آن ها در یک تشکیلات مناسب است.
یک سیستم حسابداری در صورتی کارآمد خواهد بود که کارکنان آن تخصص، تجربه و مهارت لازم را داشته و در یک تشکیلات مناسب که وظایف، اختیارات و مسئولیت های آن ها تفکیک و معین شده باشد، سازماندهی شوند.
2. فرم های مورد نیاز:
پردازش اطلاعات مالی مستلزم مدارکی است که چگونگی وقوع انجام معاملات و عملیات مالی را نشان دهد.
3. روش ها و رویه های مورد عمل:
روش های حسابداری شامل گردآوری اسناد و مدارک اولیه، ثبت و طبقه بندی اطلاعات مالی، حفظ و نگهداری اسناد و مدارک، و در نهایت تهیه گزارشات مالی است. بدین ترتیب در هر سیستم حسابداری روش های متعدد و متنوع وجود دارد که هر یک چگونگی ترتیب و مراحل انجام دادن عملیات و فعالیت های مؤسسه را مشخص می کند.(مانند روش پرداخت حقوق و
دستمزد)
4. وسایل و تجهیزات:
در هر سیستم حسابداری اعم از دستی یا کامپیوتری وسایل و تجهیزاتی به کار گرفته می شود که امور مربوط به ثبت، طبقه بندی و پردازش اطلاعات مالی را با دقت و پردازش بیشتری انجام می دهد. به عنوان مثال استفاده از وسایل مکانیکی و الکترونیکی کوچک مثل ماشین حساب و ماشین صندوق هم در سیستم های دستی و هم کامپیوتری سرعت و صحت عملیات را افزایش می دهد.
ویژگی های سیستم حسابداری:
یک سیستم حسابداری در صورتی مطلوب و مناسب است که از ویژگی های زیر برخوردار باشد.
-1 اقتصادی بودن:
سیستم حسابداری باید طوری طراحی شود که اطلاعات مالی مورد نیاز را متناسب با حجم فعالیت مؤسسه با حجم فعالیت مؤسسه با کمترین هزینه فراهم آورد.
-2 دقت و صحت:
اطلاعات مالی بایستی دقیق و بدون اشتباه بوده و متکی به واقعیات عینی باشد.
-3 سرعت عمل:
سیستم حسابداری بایستی اطلاعات مورد نیاز را در اسرع وقت و به موقع برای اتخاذ تصمیمات اقتصادی در اختیار استفاده کنندگان قرار دهد.
-4 انعطاف پذیری:
سیستم حسابداری بایستی توانایی تهیه اطلاعات مورد نیاز را در شرایط متغییر اقتصادی داشته باشد و بتواند با تغییر قوانین و مقررات اصول و روش های حسابداری و یا تغییر کارکنان واحد اقتصادی به راحتی تعدیل شود.
-5 کفایت کنترل های داخلی:
سیستم های حسابداری بایستی شامل روش هایی باشد که با اجرای آن مدیرت بتواند عملیات مؤسسه را به سهولت هدایت و نظارت نموده و احتمال وقوع اشتباه، تقلب سوء استفاده و استفاده نادرست از دارایی های مؤسسه را به حداقل برساند.

سیستم کنترل داخلی:
پیاده کردن یک سیستم حسابداری در یک مؤسسه وقتی می تواندمفید و مؤثر باشد که با یک سیستم کنترل داخلی قوی و کارآمد همراه باشد. سیستم کنترل داخلی شامل کلیه اقداماتی است که برای تامین اطمینان نسبی از اجرای صحیح امور و مطابقت آن با مقررات و سیاس تهای مؤسسه صورت می گیرد و هدف اصلی آن افزایش کارایی و سودمندی عملیات مؤسسه می باشد.
سیستم کنترل داخلی شامل روش ها و سیاست هایی است که به منظور دستیابی به اهداف زیر صورت می گیرد.
1. محافظت از دارایی ها در برابر اتلاف، سوءاستفاده و تقلب
2. افزایش دقت و قابلیت اتکای مدارک حسابداری( قابلیت اعتماد به گزارشات مالی)
3. حصول اطمینان از رعایت خط مشی ها و دستور العمل ها و تصمیمات مدیر در عمل
4. ارزیابی عملکرد کلیه قسمت های یک مؤسسه و افزایش کارایی عملیات
کنترلهای داخلی در مؤسسات مختلف به دو بخش عمده زیر تقسیم میشود.
الف) کنترلهای داخلی اداری(عملیاتی)
کنترلهایی هستند که بر صورتهای مالی تاثیری ندارند و به منظور دستیابی به اهدافی چون افزایش کارایی عملیات و حصول
اطمینان از رعایت دستورالعملها، خط مشیها و برنامههای مدیریت در عمل اتخاذ میباشد. مثلا ملزوم نمودن کارمندان فروش به تهیه گزارش در خصوص ماموریتهایی برای بررسی بازار فروش و بررسی وضعیت مالی مشتریان مؤسسه.

ب)کنترلهای داخلی حسابداری(مالی)
کنترلهایی که مستقیما به قابلیت اتکای مدارک حسابداری و صورتهای مالی اثر دارد. و به منظور دستیابی به اهدافی چون حفاظت از داراییها، قابلیت اتکای مدارک حسابداری و تهیه صورتهای مالی قابل اطمینان استقرار مییابد. مثلا کنترل بر اجرای دقیقفروش یک مؤسسه که طبق آیین نامه معاملاتی شرکت باشد.
ویژگیهای کلی یک سیستم کنترل داخلی:
عوامل گوناگونی در کارایی یک سیستم کنترل داخلی نقش دارد. اما یک سیستم کنترل داخلی مؤثر باید از ویژگیهای زیر برخوردار باشد.
1- کارکنان لایق و درستکار:
چنانچه کارکنان صلاحیت تخصصی نداشته و یا نادرست باشند. بسیاری از کنترلهایی که در مورد حفاظت از داراییها ، تهیه مدارک حسابداری صحیح و قابل اعتماد برقرار میشود، بیاثر و بیحاصل خواهد شد.
2- تفکیک وظایف ناسازگار:
یکی از الزامات هر سیستم کنترل داخلی کارآمد آن است که وظایف مربوط به تصویب، انجام ثبت معاملات در دفاتر و... از همدیگر تفکیک شود و هیچ فرد و دایرهای نتواند به تنهایی یک معامله را از ابتدا تا انتها انجام دهد.
3- تصویب درست معاملات:
اشخاصی که مجوز معاملات را میدهند نبایستی از حدود اختیارات فرد تجاوز کنند و معاملات نیز بایستی بر اساس مجوزهای مربوطه انجام شود. در غیر این صورت بسیاری از مشکلات تفکیک وظایف از بین میرود.
4- ثبت صحیح و به موقع معاملات:
شخص یا افرادی که وظایف دفترداری را به عهده دارند باید معاملات را در زمان وقوع و به مبلغ صحیح و با اتکا به اسناد و مدارک مثبته در دفاتر و مدارک حسابداری ثبت در دفتر کل منتقل نمایند تا تهیه صورتهای مالی طبق استانداردهای مالی امکانپذیر باشد.

5-امکان رجوع به سوابق معاملات:

معاملاتی که در دفاتر و مدارک حسابداری ثبت میشود باید به اسناد و مدارک اولیه عطف داده شود تا رجوع به سوابق معاملات به سادگی امکانپذیر باشد. درغیر این صورت کشف اشتباهات احتمالی، دستیابی به اسناد و مدارک اولیه و بررسی صحت معاملات دشوار است.

6- دسترسی به افراد مجاز به داراییها:
یک سیستم کنترل داخلی در صورتی کارآمد خواهد بود که در آن اختیار و مسئولیت دسترسی به دارایی ها به افرادی معین و مجاز داده شود. دسترسی افراد غیر مجاز به داراییهای یک مؤسسه میتواند به مفقود شدن کالاها، نادرستی مدارک حسابداری و سوء استفاده از داراییهای یک مؤسسه منجر گردد.
7- شمارهگذاری پیاپی اسناد ومدارک:
یکی از رایجترین و در عین حال قدیمیترین روشهای اعمال کنترل داخلی در مؤسسات شماره گذاری پیاپی(سریال) اسناد و مدارک موجود در مؤسسه است.
8 - جابجایی کارکنان در مشاغل مختلف:
جابجایی کارکنان از یک شغل به شغل دیگر علاوه بر اینکه مهارت و تجربه کارکنان را در مشاغل گوناگون افزایش میدهد، در تقویت کنترل داخلی مؤسسه نیز مؤثر میباشد. هنگامی که یک کارمند بداند پس از مدتی شخص دیگری کار ا و را تحویل خواهد گرفت، تلاش بیشتری برای انجام وظایف محوله مطابق با برنامه ها و دستورالعمل های مؤسسه به عمل خواهد آورد. جابجایی کارکنان همچنین احتمال کشف اشتباهات و تخلفات را افزایش می یابد.
-9 مقایسه مدارک حسابداری با عین دارایی ها:
یکی از روش های کنترل داخلی مطلوب، آن است که مدارک حسابداری و عین دارایی ها در فواصل زمانی معین توسط کارکنانی که مسئولیتی در نگهداری و حسابداری آن دارایی ها ندارد، مقایسه و مغایرت های آن کشف و پیگیری شود.